Stosunek pracy można nawiązać zawierając umowę o pracę. Dochodzi do tego poprzez wymianę zgodnych oświadczeń woli stron. Jest to umowa konsensualna – na jej podstawie pracownik zobowiązuje się świadczyć w sposób ciągły na rzecz pracodawcy pracę określonego rodzaju, zaś pracodawca zobowiązany jest zatrudnić pracownika za wynagrodzeniem. Rzeczona umowa o pracę musi zostać zawarta na piśmie. Umowa ustna również jest ważna, jednakże, jeśli nie zachowano formy pisemnej, wymaga się od pracodawcy, aby najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdził na piśmie warunki umowy, jej rodzaj oraz strony. Brak zawarcia lub potwierdzenia umowy na piśmie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i obciąża jedynie pracodawcę.
Strony mogą dowolnie ustalić w umowie o pracę datę, w jakiej stosunek pracy się nawiązuje. Może być to również data późniejsza niż data zawarcia umowy o pracę – określona, jako dzień rozpoczęcia pracy. Jednakże już z chwilą zawarcia umowy, jest ona wiążąca dla stron. W przypadku, gdyby nie określono daty rozpoczęcia pracy, stosunek pracy nawiązuje się w dniu zawarcia umowy (art. 26 k.p.)
Co do zasady, nie istnieją ograniczenia odnośnie wyboru rodzaju zawieranej umowy. Strony same o tym decydują. Ograniczeniami swobody stron w tej kwestii są m.in. dopuszczalność jednorazowego zawarcia umowy na okres próbny w celu wykonywania określonego rodzaju pracy przed zawarciem umowy o pracę (chyba, że zawarcie umowy nastąpi po upływie 3 lat od rozwiązania poprzedniej umowy – art. 25 § 3 k.p.). Drugim przykładem, jest uznanie za zawarcie umowy na czas nieokreślony, czwartej umowy na czas określony lub upłynięcie okresu 33 miesięcy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony (art. 251 k.p.)
Art. 29 k.p. określa co w szczególności powinna zawierać umowa o pracę. Istotnymi elementami, wpływającymi na jej ważność są:
- strony umowy,
- rodzaj umowy,
- data zawarcia umowy
- warunki pracy i płacy,
a w szczególności to:
- rodzaj pracy – typ czynności, które składają się na umówioną pracę (powinny odpowiadać kwalifikacjom pracownika); mają istotne znaczenie z punktu widzenia obowiązków pracownika
- miejsce wykonywania pracy – miejsce, w którym pracownik wykonuje zazwyczaj swoje obowiązki; nie ma przeszkód, aby jako miejsce pracy została wpisana np. Polska,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia (stałych/zmiennych),
- wymiar czasu pracy – czas, w jakim pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy,
- termin rozpoczęcia pracy – który jest jednocześnie terminem nawiązania stosunku pracy.
Postanowienia zawarte w umowie o pracę nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż te, które są przewidziane przez przepisy prawa pracy. Gdyby zaistniała taka sytuacja – przepis ten automatycznie staje się nieważny i zastępuje go odpowiedni obowiązujący przepis prawa pracy. Natomiast te, które są korzystniejsze dla pracownika, obowiązują i są wiążą obie strony umowy.
Co w sytuacji, gdy jednak pracodawca nie wykona obowiązku pisemnego poinformowania pracownika o warunkach pracy i płacy? Pracownik może wytoczyć powództwo o ustalenie stosunku pracy, jaki wiąże go z pracodawcą poprzez zawarcie umowy o pracę o określonej treści. Podstawą tego powództwa jest art. 29 § 2 w związku z art. 64 k.c. Zapadły w sprawie wyrok sądu zakreśli pracodawcy termin na złożenie oświadczenia woli określonej treści. Jeśli jednak pracodawca nie złoży rzeczonego oświadczenia woli – wówczas zastąpi je ww. prawomocny wyrok sądu.
Pracodawca nie wypełniając wspomnianego obowiązku popełnia również wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest narażony na sankcje administracyjna– prawne określone w art. 281 § 1 pkt 2 k.p. do 30.000 zł. Nie wyklucza to również kar związanych z brakiem rejestracji pracownika w ZUS oraz brakiem odprowadzenia składek na podatek dochodowy.